Pengendalian Proyek

Dalam pelaksanaan  proyek,/job pekerjaan, suatu ketika dapat menyimpang dari rencana, maka pengawasan dan pengendalian proyek sangat diperlukan agar kejadian-kejadian yang menghambat tercapainya tujuan proyek dapat segera diselesaikan dengan baik.

Pengawasan (supervising) adalah suatu proses pengevaluasian atau perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan pedoman pada standar dan peraturan yang berlaku dengan bertujuan agar hasil dari kegiatan tersebut sesuai dengan perencanaan proyek.

Pengendalian (controlling) adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standart yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang system informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standart, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standart, kemungkinan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Bertitik tolak pada definisi-definisi diatas, maka proses pengawasan dan pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:

1.   Menentukan sasaran.

2.   Menentukan standart dan kriteria sebagai acuan dalam rangka mencapai sasaran.

3.   Merancang atau menyusun system informasi, pemantauan, dan laporan hasil pelaksanaan pekerjaan.

4.   Mengumpulkan data info hasil implementasi (pelaksanaan dari apa yang telah direncanakan).

5.   Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan.

6.   Mengkaji dan menganalisa hasil pekerjaan dengan standart, criteria, dan sasaran yang telah ditentukan.

Setelah  mengetahui prosesnya, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi unsur-unsur pengawasan dan pengendalian yang juga merupakan sasaran proyek yaitu:

1.   Pengawasan dan pengendalian biaya proyek (cost control).

2.   Pengawasan dan pengendalian mutu proyek (quality control).

3.   Pengawasan dan pengendalian waktu proyek (time control).

pengendalian proyek

Pengawasan dan Pengendalian Biaya Proyek (Cost Control)

Pada suatu proyek, manajer proyek perlu memperhatikan tentang anggaran yang telah ditetapkan dalam perencanaan proyek, manajer tidak dapat menafsirkan bahwa sebesar anggaran itulah akhir biaya proyek. Anggaran adalah suatu perkiraan yang disusun berdasarkan informasi yang tersedia pada saat pembuatan anggaran. Ada beberapa asumsi yang digunakan untuk merumuskan ketidakpastian yang dihadapi proyek sehingga menjadi bagian dari anggaran proyek. Oleh sebab itu, rencana proyek yang dibuat sebelum dimulai dan dituangkan dalam Petunjuk Operasional (PO) haruslah memuuat sifat:

1.      Rencana proyek yang mengalami perubahan selama proyek itu berjalan.

2.      Rencana proyek dapat menjadi landasan bersama semua pihak dalam komunikasi mengenai proyek selama masa kerja proyek.

Dengan dimilikinya sifat-sifat ini dalam rencana proyek, semua pihak akan dapat mengetahui bahwa anggaran proyek dapat meningkat lebih besar selama proyek berjalan dan dapat pula realisasi biaya proyek lebih kecil dari pada anggarannya setelah proyek selesai asalkan proyek tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Penyimpangan realisasi biaya proyek dari anggarannya terutama terjadi karena ketidakpastian, sehingga dapat menambah beban atau dapat sama sekali tidak menimbulkan beban proyek seperti yang diperkirakan sebelumnya. Sehubungan dengan itu, program menghemat biaya proyek wajib menjadi bagian dari disiplin manajemen proyek. Manajer proyek wajib mempertimbangkan alternatif kerja untuk dapat menekan biaya proyek sebagai kesatuan. Karenanya pengawasan dan pengendalian biaya proyek setidak-tidaknya perlu mencakup pengawasan dan pengendalian:

1.   Jadwal pembiayaan (cash flow)

2.   Besarnya keseluruhan biiaya proyek.